Hopp til hovedinnhold
Anne Bundgård Fuglem
Skrevet av
Anne Bundgård FuglemDesign, rådgivning483 11 598

Kom i gang med workshop

Går det an å gi både kreativitet, produktivitet og motivasjon et løft, ved å organisere møter på nye måter? Det opplever vi med for eksempel workshops, noe vi for tiden har mange av her i Increo. Her deler vi våre tips og erfaringer om hvordan du kan planlegge og gjennomføre din egen! 

Sett ovenfra kan møter være relativt like. Vi sitter rundt et bord, tema styres ut fra en agenda, vi diskuterer og kommer til en konklusjon. Deretter går vi videre til neste punkt. Vi avslutter, og referat sendes (som oftest!) på mail. Møter har også en tendens til å etterlate «hull» i dagen, altså små pauser der du ikke egentlig får jobbet i dybden med noe annet, før du skal i et nytt møte. Høres det kjent ut?

Hva er en workshop?

En workshop (eller et arbeidsmøte eller arbeidsverksted om du vil), foregår litt annerledes, og varer typisk litt lengre enn et vanlig møte. Her får vi deltakerne opp av stolen og inn i aktivitet.  Det er en mer praktisk og inkluderende tilnærming til temaet, enn et møte som blir mer monotont i fysisk forstand. Og det ligger i en workshops natur at vi sammen arbeider fra første stund, ikke først når workshopen er ferdig.

I en workshop arbeider vi fra første stund, ikke først når workshopen er ferdig.

Når passer det med workshop?

En workshop er mest opplagt når hensikten er å:

  • Kickstarte noe nytt
  • Generere ideer
  • Definere noe
  • Undersøke noe
  • Designe noe
  • Forankre et konsept i en gruppe
  • Skape teamfølelse
  • Skape eierskap og involvering
  • Gjøre noe på en ny måte

Planlegging

Først og fremst må du ha et mål med hva du ønsker å oppnå med workshopen, da det blir enklere å planlegge med målet i sikte. Hva skal dere sitte igjen med etter endt workshop? En god workshop krever god ledelse og struktur, og god planlegging er nøkkelen til å få gode resultater.

Å stable en workshop på beina, er gjerne lettere for noen som har gjort det mange ganger før, da de har gjerne en verktøykasse av metoder og aktiviteter som kan brukes, samt erfaringer om hva som fungerer bra. Dersom du selv skal være deltagende i workshopen, kan det være krevende å også være fasilitator.  I enkelte tilfeller kan det derfor være en god idé å leie inn en ekstern fasilitator, eller peke ut en annen kollega til jobben.

Workshop hos Talgø
Bildet er tatt hos en workshop vi fasiliterte i vinter hos Talgø MøreTre. Her hadde vi en kortsorteringsøvelse, for å få oversikt over alt innhold nettsiden skal ha, hva vi skal ha med videre fra dagens løsning, hva som kan fjernes – og hvordan vi best mulig kan kategorisere innholdet i logiske grupper.

Få med folk, sett av tid

Finn ut hvem du trenger for at workshopen skal bli så bra som mulig. Det er erfaringsmessig veldig smart å tenke litt ut av boksen her – er det for eksempel folk i andre kriker og kroker i organisasjonen som kan ha andre perspektiver, som kan være nyttige å ha med? Og dersom det er relevant, er det med noen som har direkte kundekontakt? Noen som jobber med salg? Noen med beslutningsmandat?

Rydd kalenderen i noen timer, book et romslig sted å være, sørg for kaffe, vann og frukt – og ikke minst, ha en god plan for hvordan tiden skal utnyttes best mulig. Sørg for at deltakerne er forberedte og at de vet hva som forventes av de. Selve workshopen trenger ikke nødvendigvis å være lengre enn 2-3 timer, men den kan også være mer innholdsrik og også spredt på flere dager. Og – det er mulig å oppnå mye uten å investere fem hele arbeidsdager i en Google Design Sprint.

Legg en plan som utnytter tiden godt

Vårt beste råd er å sørge for å bruke tiden dere har til rådighet godt. Skal du planlegge den selv, eller få hjelp av profesjonelle, anbefaler vi å ha fokus på følgende:

  • Hva skal vi gjøre?
  • Hvem skal gjøre det?
  • Hvordan skal det utføres?
  • Hvorfor gjør vi det? Og hva skal resultatet være?

Velg deretter metoder og aktiviteter som gir de beste svarene på det du lurer på.

Aktivitetene eller oppgavene i workshopen kan foregå både individuelt og gruppevis. Eksempler kan være at deltakerne skriver ned ideer og tanker på post-its, lager enkle skisser med tusj, fyller ut ulike modeller, kartlegger kundereiser, eller på andre måter bidrar med sin kunnskap og innsikt om temaet.

Velg aktiviteter med omhu

Man kan gjøre mye gøy i en workshop. Det er lett å bli opphengt i farger på post-its, ulike måter å ta tiden og telle ned på, ballkasting og kanskje også noen artige hatter. Det er for all del viktig å ha det gøy, men husk også at den tiden alle har satt av til dette må føles nyttig og . Det er ikke noe verre enn å føle at man kaster bort tid med møter som ikke gir noe. (Det var jo det som var litt poenget med å ha workshop)

Gjennomføring

En godt gjennomført planleggingsfase gjør at når workshopdagen endelig kommer, er det bare å følge oppskriften. Her blir fasilitators rolle viktig. Tiden skal holdes, oppgavene forklares og gjennomføres korrekt, før de oppsummeres. I tillegg er det viktig at spørsmål blir stilt underveis, for å avdekke potensielle viktige funn.

Etterarbeid

Etter vel blåst workshop, er det viktig at resultatet blir kommunisert til alle involverte og interessenter. Dernest, at det blir satt opp aksjonspunkter for veien videre slik at workshopens resultat blir brukt som en rettesnor i det videre arbeidet, fremfor å havne i ei skuffe.

Vil du vite mer?

Her er noen lenker til mer informasjon:

Ønsker du rådgivning eller hjelp til å fasilitere en workshop? Ta kontakt med oss for å høre mer!

Du er frakoblet.