Kom i gang med workshop

Hva er en workshop?

En workshop er et rammeverk for team å jobbe sammen i. En workshop sikrer resultater, samtidig som du unngår de vanlige fellene i teamarbeid, som intern politikk, ulik kunnskap og ulike arbeidsmetoder.

Er ikke det det samme som et vanlig møte? Nei, det er noen vesentlige forskjeller. Det kommer vi til nå.

I en workshop arbeider vi fra første stund, ikke først når workshopen er ferdig.

Forskjellen mellom en workshop og et møte

Hvis du har vært med på et møte før, har du sannsynligvis opplevd følgende situasjon:

• Et tverrfunksjonelt team samles i et rom og begynner å komme med ideer.
• Det utvikler seg til en slags konkurranse om å snakke høyest eller ha mest erfaring i rommet. Alternativt at ingen ønsker å ta en avgjørelse uten at alle er enige.

Begge disse scenariene kan føre til at møtet drar ut i tid, og uten noe fremdrift. Frustrerende, ikke sant?

Det er fordi tradisjonelle samarbeidsscenarier ikke tar tak i de underliggende problemene som gjør møter så kjedelige i utgangspunktet.

Vi må finne en balanse mellom å lytte og snakke, slik at alle stemmer blir hørt, og avgjørelser kan tas på en effektiv og inkluderende måte. Ved å skape et miljø der deltakerne føler seg trygge nok til å bidra, uavhengig av ansiennitet eller alder, kan vi oppnå bedre resultater. Da fremmer vi kreativitet, innovasjon og skapertrang.

En workshop (eller et arbeidsmøte om du vil), er litt annerledes, og varer også typisk litt lengre enn et vanlig møte.

Magien med workshop ligger i at vi får deltakerne opp av stolen og inn i aktivitet. Det er en mer praktisk og inkluderende tilnærming til temaet enn et tradisjonelt møte med tre personer som snakker og fem som sitter stille. Og så ligger det i en workshops natur at vi sammen arbeider fra første stund, ikke først når workshopen er ferdig.

Gruppearbeid er en grunnleggende utfordring for oss mennesker, og uten de rette verktøyene og rutinene for å takle denne utfordringen er hvert eneste møte dømt til å feile.

Workshops er løsningen på dette. De endrer måten samarbeidet foregår på. Hvordan? Ved å erstatte ustrukturerte, retningsløse diskusjoner med øvelser og aktiviteter som minimerer gruppetenkning og forutinntatthet og fremmer strukturerte diskusjoner og kontinuerlig idéutvikling.

Det er nettopp derfor både etablerte selskaper og oppstartsbedrifter benytter seg av workshops; for å hjelpe teamene sine med å utføre meningsfylt arbeid raskere og mer effektivt.

I tillegg til å bygge videre på disse ferdighetene, kan du som tilrettelegger av dine egne workshops skaffe deg viktig ledererfaring for ditt neste karrierehopp. I praksis kan du da håndtere vanskelige utfordringer, ulike personligheter og arbeidsstiler, og lede gruppen mot sitt felles mål.

Når passer det med en workshop?

En workshop er mest opplagt når hensikten er å:

• Kickstarte noe nytt
• Generere ideer
• Definere noe
• Undersøke noe
• Designe noe
• Forankre et konsept i en gruppe
• Skape teamfølelse
• Skape eierskap og involvering
• Gjøre noe på en ny måte

Planlegging av en workshop

Først og fremst må du ha et mål med hva du ønsker å oppnå med workshopen, da det blir enklere å planlegge med målet i sikte. Hva skal dere sitte igjen med etter endt workshop? En god workshop krever god ledelse og struktur, og god planlegging er nøkkelen til å få gode resultater.

Å stable en workshop på beina, er lettere for noen som har gjort det mange ganger før, da de gjerne har en verktøykasse av metoder og aktiviteter som kan brukes, samt erfaringer om hva som fungerer bra. Her er det også viktig å gjøre grunnleggende innsikt- og analysearbeid i forkant slik at du kan basere deg på reell data.

Dersom du selv skal være deltagende i workshopen, kan det være krevende å også være fasilitator. I enkelte tilfeller kan det derfor være en god idé å leie inn en ekstern fasilitator, eller peke ut en annen kollega til jobben.

Få med folk, sett av tid

Finn ut hvem du trenger for at workshopen skal bli så bra som mulig. Det er erfaringsmessig veldig smart å tenke litt ut av boksen her – er det for eksempel folk i andre kriker og kroker i organisasjonen som kan ha andre perspektiver, som kan være nyttige å ha med? Og dersom det er relevant, er det med noen som har direkte kundekontakt? Noen som jobber med salg? Noen med beslutningsmandat?

Rydd kalenderen i noen timer, book et romslig sted å være, sørg for kaffe, vann og frukt – og ikke minst, ha en god plan for hvordan tiden skal utnyttes best mulig. Sørg for at deltakerne er forberedte og at de vet hva som forventes av de.

Selve workshopen trenger ikke nødvendigvis å være lengre enn 2-3 timer, men den kan også være mer innholdsrik og også spredt på flere dager. Vi i Increo har svært god erfaring med å gjennomføre blant annet designsprint for våre kunder. På kun 4 dager finner vi en løsning og utvikler en prototype vi tester på målgruppen. Les mer om design sprint her.

Legg en plan som utnytter tiden godt

Vårt beste råd er å sørge for å bruke tiden dere har til rådighet godt. Skal du planlegge den selv, eller få hjelp av profesjonelle, anbefaler vi å ha fokus på følgende:

• Hva skal vi gjøre?
• Hvem skal gjøre det?
• Hvordan skal det utføres?
• Hvorfor gjør vi det? Og hva skal resultatet være?
  

Velg deretter metoder og aktiviteter som gir de beste svarene på det du lurer på.

Aktivitetene eller oppgavene i workshopen kan foregå både individuelt og gruppevis. Eksempler kan være at deltakerne skriver ned ideer og tanker på post-its, lager enkle skisser med tusj, fyller ut ulike modeller, kartlegger kundereiser, eller på andre måter bidrar med sin kunnskap og innsikt om temaet.

Velg aktiviteter med omhu

Man kan gjøre mye gøy i en workshop. Det er lett å bli opphengt i farger på post-its, ulike måter å ta tiden og telle ned på, ballkasting og kanskje også noen artige hatter. Det er for all del viktig å ha det gøy, men husk også at den tiden alle har satt av til dette må føles nyttig også. Det er jo ikke noe verre enn å føle at man kaster bort tid med møter som ikke gir noe.

Dette bør være med

Her er en liste over utstyr og materialer som kan være nyttige å ha klart til en workshop:

1. Whiteboard eller flipover: En stor skriveflate for å skrive ned ideer, oppgaver og notater som kan deles med deltakerne.
2. Markører og kritt: Sørg for å ha et utvalg av markører i forskjellige farger og eventuelt kritt tilgjengelig for å skrive på whiteboardet eller flipoveren.
3. Post-it-lapper: Disse små, klebrige lappene er nyttige for å organisere ideer, oppgaver eller viktige poeng på en enkel og flyttbar måte.
4. Papir og penner: Gi deltakerne tilgang til notatpapir og penner, slik at de kan ta individuelle notater eller skrive ned sine bidrag.
5. Prosesskart eller agenda: Ha en visuell oversikt over workshoppens struktur og aktiviteter, enten i form av et prosesskart eller en detaljert agenda.
6. Aktivitetsmaterialer: Avhengig av workshoppens tema eller formål, kan det være behov for spesifikke materialer som klistremerker, fargeblyanter, byggeklosser eller andre interaktive verktøy.
7. Prosessdokumentasjon: Ha dokumentasjon av tidligere møter eller workshops som kan være relevante for deltakerne. Dette kan inkludere rapporter, analyser eller andre referansedokumenter.
8. Teknisk utstyr: Sørg for at det er tilstrekkelig teknisk utstyr tilgjengelig, som en projektor eller skjerm for å vise presentasjoner eller digitale ressurser.
9. Tidsur eller klokke: Bruk et synlig tidsur eller klokke for å holde styr på tiden og sikre at workshopen holder seg innenfor tidsrammene.
10. Eventuelle spesifikke materialer: Hvis det er spesielle oppgaver eller aktiviteter som krever spesifikke materialer eller verktøy, sørg for å ha disse klare på forhånd.
    

Listen over vil kunne variere noe, basert på workshoppens tema, mål og deltakernes behov.

Gjennomføring av workshop

En workshop er som sagt litt lengre enn et tradisjonelt møte. Samtidig er en workshop en intensiv arbeidsform og bør derfor være kortere enn en vanlig arbeidsdag.

Klokken 10 er et fint starttidspunkt. Dette gir både tid i forkant for den enkelte til nødvendige oppfølginger utenfor workshop, samtidig som det er tidlig nok til å avslutte innenfor normal arbeidstid. Ta 10-15 minutter pause hver klokketime - husk at dette er intensivt. Lunsj kl 12.00-12.45. Da rekker dere både å spise, samt individuelle oppfølginger. Avslutt dagen klokken 16:30.

Vi kan helt enkelt dele inn gjennomføringen av workshopen i fire ulike stadier - oppstart, kartlegging, struktur og analyse:

Oppstart-stadiet

I oppstarten av workshopen bør fasilitator presentere noen grunnleggende "kjøreregler". Her er et forslag, så kan du legge til eller trekke fra. Det viktigste her er at reglene skal gjøre det lettere å komme i mål med det som er satt opp:

1. Respekt: Vis respekt for hverandres meninger, erfaringer og perspektiver. Lytt aktivt og unngå å avbryte når noen snakker.
2. Delaktighet: Oppfordre til aktiv deltakelse fra alle. Alle deltakere skal ha mulighet til å bidra og bli hørt.
3. Konstruktiv kommunikasjon: Vær konstruktiv og positiv i kommunikasjonen. Unngå nedlatende kommentarer eller kritikk. Fokuser på løsninger og samarbeid.
4. Tidshåndtering: Hold deg til tidsplanen og respekter de avsatte tidsrammene for hver aktivitet. Unngå å ta for mye tid fra andre deltakere.
5. Aktiv lytting: Praktiser aktiv lytting ved å gi oppriktig oppmerksomhet til den som snakker. Still spørsmål for å få ytterligere forståelse og oppklaring.
6. Bygg videre på hverandres ideer: Oppmuntre til å bygge videre på andres ideer og tanker. Skap et miljø der alle føler seg trygge og oppmuntret til å bidra.
7. Mobilfri sone: Begrense bruken av mobiltelefoner og nettbrett for å opprettholde fokus og engasjement. Oppfordre til å bruke pauser til å sjekke meldinger eller nødvendige behov.
   

Kartlegging-stadiet

Selv for workshops med en definert agenda er det rom for tolkning og muligheter for misforståelser knyttet til workshopens mål. Dere vil derfor vinne tilbake både tid og energi med renter, ved å bruke de 10-15 neste minuttene til at deltagerne diskuterer og enes om workshopens mandat.

Her finnes det en rekke rammeverk å bruke, men hovedpoenget er å bevege seg fra en uklar oppgave - "få bedre nettside" - til en tydelig en - "Hvordan kan vi bygge om vår nettside innenfor  budsjett på 1,5 millioner, som genererer 10 prosent flere månedlige leads enn i dag i løpet av inneværende år?”

Struktur-stadiet

Når dere har fått definert og avgrenset problemet er neste steg å dele det opp i spiselige biter.

Et godt verktøy her kan være et såkalt "bestemmelstre" (fra engelsk: Decision tree). Et bestemmelsestre er et verktøy som hjelper deltakerne med å ta beslutninger og vurdere ulike alternativer, og hva som kan skje som følge av dem.

I et bestemmelsestre tegner man ut en gren, der man starter med en hovedbeslutning og deretter viser ulike valgmuligheter og konsekvenser av disse valgene.

Deltakerne bruker bestemmelsestreet på følgende måte:

1. Identifisere beslutningen: Deltakerne velger en spesifikk beslutning de ønsker å ta eller vurdere.
2. Finne alternativer: Deltakerne ser på forskjellige mulige valg eller handlingsalternativer for beslutningen.
3. Vurdere konsekvensene: For hvert alternativ tenker deltakerne på hva som kan skje som følge av valget. Det kan være både positive og negative konsekvenser, og man vurderer også sannsynligheten for at de inntreffer.
4. Bygge bestemmelsestreet: Deltakerne organiserer informasjonen ved å tegne et tre. Hovedbeslutningen er roten, og derfra tegner man grener for hvert alternativ og hvilke konsekvenser som kan skje.
5. Evaluere og analysere: Deltakerne ser på bestemmelsestreet og vurderer de forskjellige alternativene og konsekvensene. På denne måten kan man veie fordeler og ulemper og ta en informert beslutning.
   

Bestemmelsestreet gir deltakerne en visuell fremstilling av beslutningsprosessen og hjelper dem med å se sammenhengen mellom valgmuligheter og hva som kan skje som følge av dem. Det gir et rammeverk for å vurdere ulike scenarier og ta veloverveide beslutninger i workshopen. Du kan se noen visuelle eksempler her.

Analyse-stadiet

Når bestemmelsestreet er laget i workshopen, bruker deltakerne analyse på følgende måter:

1. Vurdering av konsekvenser: Deltakerne ser nøye på hva som kan skje som følge av hvert valg i bestemmelsestreet. De ser på styrker, svakheter, muligheter og trusler knyttet til hvert alternativ for å bedre forstå risiko og potensielle resultater.
2. Sammenligning av alternativer: Deltakerne ser på og sammenligner de forskjellige alternativene i bestemmelsestreet. De ser på fordeler, ulemper, kostnader, fordeler og potensielle resultater for hvert valg. Dette hjelper dem med å ta en informert beslutning.
3. Identifisering av usikkerhet: Analyse innebærer også å identifisere faktorer som er usikre eller ikke helt klare i forbindelse med bestemmelsestreet. Dette kan være usikkerhet knyttet til data, manglende kunnskap eller eksterne faktorer som kan påvirke resultatene. Ved å analysere disse faktorene, får deltakerne bedre forståelse av usikkerheten rundt beslutningen.
4. Bruk av tall: I noen tilfeller kan deltakerne bruke tall eller kvantitative metoder for å analysere bestemmelsestreet. Dette kan innebære matematiske modeller, statistikk eller beregninger for å kvantifisere konsekvensene og sannsynligheten for forskjellige utfall.
5. Diskusjon og refleksjon: Analyse skjer også gjennom diskusjoner og refleksjon blant deltakerne. Ved å dele synspunkter, erfaringer og kunnskap kan deltakerne utforske forskjellige aspekter av bestemmelsestreet og utfordre antagelser eller begrensninger som kan påvirke beslutningen.
   

Analyse hjelper deltakerne med å få en bedre forståelse av beslutningen og dens konsekvenser. Den gir innsikt, hjelp med å vurdere alternativer og til å ta en godt underbygd beslutning.

Etterarbeid

Etter vel blåst workshop, er det viktig at resultatet blir kommunisert til alle involverte og interessenter. Videres må det settes opp aksjonspunkter for veien videre. Da sikrer vi at workshopens resultat blir brukt som en rettesnor i det videre arbeidet, i stedet for å havne i en skuff.

Kunnskap er makt, bare når du gjør noe med det

Er du også lei av uproduktive møter, og klar for å gi workshops en sjanse?
Lyst til å få mest mulig ut av dine workshops?
Ønsker du å skape en engasjerende og produktiv arbeidsopplevelse for teamet ditt?

Vi tilbyr deg en unik mulighet til å sparre med oss i Increo og dra nytte av vår ekspertise innen workshops.

Ta kontakt i dag, så tar vi en uforpliktende sparring på hvordan dette kan se ut for deg og ditt team.

Videre fordypning

Her er noen lenker for mer informasjon:

• Workshopledelse med Increo
• Google Design Sprint
• Boken «Sprint» av Jake Knapp
• Samleside med prosessverktøy
• ‍Kreativ workshop – en fasiliteringsguide (Bekk)

• Slides fra Yggdrasil 2018: 10 workshop-aktiviteter på 20 minutter (Accenture Interactive)