Hvordan sette sammen en god workshop?

Vi spurte Gaute hva han anser som de viktigste elementene i en god workshop – i tillegg fikk vi noen tips for de som ikke har kommet i gang med workshops.

Men først, hvor kommer lidenskapen fra?
– Jeg skal være ærlig å si at min entusiasme for workshops har variert mye de siste 20 årene. Faktisk er det først det siste tiåret at det har blitt, ikke bare en lidenskap, men også et av mine viktigste verktøy for å lykkes i jobben.

– En av mine første opplevelser med workshop var hos Stig&Stein Idélab en gang i 2002. Vi bygde Lego for å stimulere teamets kreative evner, før vi gikk igang med brainstorming-teknikker. Det jeg husker godt var forvirringen i etterkant om hva vi egentlig hadde brukt dagen på, annet enn at det var gøy å gjøre noe «annerledes».

En god workshop er som å ta på seg sjumilsstøvler

I Stig&Steins Idélab var hovedtanken å hjelpe team med å styrke deres individuelle kreative kraft, tenke «utenfor boksen» – og dermed sørge for at de gode idéene strømmer fram, at alle får taletid, og skape entusiasme til å bygge videre på hverandres idéer.

Kjempebra når det fungerer, men for å sikre gode workshops hver gang, må det til noe mer.

– I dag er et av mine viktigste budskap før en workshop: «ikke stol kun på kreativitet». Jeg er tilhenger av workshops som hjelper teamet til å få det best tenkelige og håndgripelige resultatet på den korte tiden en workshop varer. Den beste tilbakemeldingen jeg har fått i etterkant er; «Nå fikk vi utrettet mer på tre dager enn vi pleier å få til på tre år!».

Alle workshops har sitt eget formål og viktigst; sitt helt egne og unike team av mennesker som skal løse en utfordring. En god workshop kan ha en varighet på alt fra en liten halvtime til tre-fire uker. Formålet er alltid det samme: Gi teamet verktøyene de trenger for å lykkes best mulig innenfor tidsrammen som er til rådighet.

Eksempler på workshops kan være:

• identifisere hva som kan forbedre kundeopplevelsen (på en en time)
• skape en løsning som gjør det enklere for brukeren å nå sitt mål (fire dager)
• etablere en solid og validert strategi for selskapet (ni halve dager over tre uker)

Hva er de største hindrene for en vellykket workshop?

– Jeg har erfart at det største hinderet norske virksomheter møter når de skal jobbe sammen i workshops er at man enten forsøker å løse «alt» på en gang, eller nesten verre: inviterer til workshops som ender opp i store diskusjoner som ikke konkluderes. Å jobbe i workshops fungerer aller best hvis alle deltakerne har erfaring med metodikken – og at rolleavklaringen er gjort på forhånd. De beste workshopene har en fasilitator og en beslutningstaker i teamet. Rollen til resten av teamet er å bidra til at beslutningstakeren er i stand til å ta gode beslutninger underveis i prosessen.

Hvordan setter du sammen en god workshop?

– Det finnes hundrevis av øvelser som kan settes sammen til en god workshop. Kunsten er å sette dem sammen i en rekkefølge som fører til en løsning eller beslutning som kan virkeliggjøres. Mine beste tips til dette er å ha en hovedstruktur i bunnen:

1. Innsjekk: Bruk en øvelse til å varme opp. Selv om dere kjenner hverandre. I et team der ingen kjenner hverandre eller har jobbet sammen før kan jeg ofte bruke en halvtime på denne fasen. Gevinsten du får er et energisk team med færre sosiale hindre. Jeg pleier også å gi teamet et frampek om hva de kan forvente seg gjennom workshopen. I lange workshops opplever alle emosjonelle oppturer og nedturer. Disse er enklere å takle hvis du er advart på forhånd!
2. Samle inn: Finn øvelser som effektivt sørger for å samle innsikt og perspektiver, slik at alle vet det samme om utfordringen. Hva må vi vite for å ha best mulig forutsetninger for å løse det vi har satt oss fore?
3. Prioritere: Prioriter hvilken innsikt som er viktigst, og sørg for at det tas beslutninger.
4. Skape: Dette er fasen hvor teamet bruker sine ferdigheter i kreativitet og problemløsning. Det er som regel flest øvelser knyttet til denne fasen.
5. Tilslutte: Når den kreative fasen er over er det tid for å prioritere igjen, og kanskje må beslutningstakeren ta et endelig valg også. Når valget er gjort er det viktig å sortere og delegere oppgavene som må gjøres for at den valgte løsningen skal tas ut i live. Operasjonalisering er det lite folkelige ordet på dette.
6. Utsjekk: Sørg for at alle i teamet får muligheten til å beskrive hva de har fått ut av dagen. På den måten kan du identifisere hva hver enkelt i teamet synes var vanskelig. Da vil du også senke terskelen til hver enkelt for å bli med i neste workshop!

– Denne oppbygningen kjennetegner alle gode workshops. Og for all del – det finnes mange måter å bygge opp en workshop, men dette er strukturen vi jobber etter i Increo.

Til nybegynneren

Har du ikke gjennomført workshops før, handler det om å starte smått og bygge erfaring og kompetanse over tid.

– Det kan virke overveldende i starten, når det finnes så mange ulike øvelser å tilnærminger. Mitt tips til de som er i startgropa er å lære 20-30 ulike øvelser, men først bør man teste seg frem til 8-12 øvelser som man vet fungerer hver gang.

Det er mange steder man finner ulike øvelser, men mitt anbefaling er å starte på:
Les vår guide til 100 idéer på 10 minutter
Hyper Island har ca. 200 øvelser i sin verktøykasse: https://toolbox.hyperisland.com/
‍AJ&Smart sin ressursside: https://www.workshopper.com/