Hemmeligheten bak et vellykket digitalt prosjekt

– Vi har vi flere års erfaring med smidig metode, sertifiserte prosjektledere og vi har et velutprøvd prosjektstyringsverktøy som sørger for at du kommer i mål på en trygg og effektiv måte, sier Morten Wikstrøm, daglig leder og rådgiver i det digitale konsulentselskapet Increo.

Increo bruker arbeidsmetoden i alle prosjekter de jobber med på vegne av kundene.

– Vi begynte tidlig å jobbe smidig, og vi har flere års erfaring med metoden. Den løfter leveransene våre i alle ledd i de digitale prosjektene vi leverer, sier Wikstrøm.

Hva er en smidig arbeidsmåte?

Kjernen i en smidig tilnærming, er en steg-for-steg-leveranse av verdi til kunden. I stedet for å planlegge et omfattende prosjekt i detalj fra start, deles det opp i mindre deler. 

Disse leveres så raskt som mulig for å skape verdi for sluttbrukerne. Underveis henter man kontinuerlig inn tilbakemeldinger fra kunden og brukerne.

– Ofte starter vi med en workshop eller en design sprint, der vi lager og tester en prototype tidlig i prosjektet, forklarer Wikstrøm. 

I utviklingsfasen jobbes det i korte perioder, vanligvis på to til fire uker. Dette gir en rekke fordeler og kontinuitet i prosjektet.

– Før hver sprint velges de viktigste oppgavene ut fra en prioritert oppgaveliste. Disse fullføres så i løpet av sprinten før man går videre til neste.

Dette gir tidlig verifisering av konsepter og idéer. Underveis avholdes daglige statusmøter der teamet koordinerer arbeidet og løser eventuelle problemer. Etter hver sprint demonstreres arbeidet for kunden.

Mange fordeler

Wikstrøm trekker frem de viktigste fordelene med bruk av en smidig arbeidsmåte:

• Raskere til markedet med din tjeneste: Ved å bryte ned prosjektet og levere i mindre deler oppnår man raskere lansering og time-to-market.

• Lavere kostnad: Man unngår omfattende forhåndsplanlegging og funksjonalitet kunden ikke trenger, noe som sparer ressurser.

• Tettere dialog med kunden: Hyppig involvering av kunden gir bedre forståelse av faktiske behov og prioriteringer.

• Høyere kvalitet: Kontinuerlig testing og tilbakemeldinger fra kunden fører til bedre brukeropplevelse.

• Økt fleksibilitet: Arbeidsmetoden legger til rette for å enkelt endre kurs og prioriteringer underveis.

• Høyere motivasjon: Hyppige leveranser og involvering gir økt engasjement og eierskapsfølelse.

– Med smidig metodikk leverer vi rett og slett bedre prosjekter til avtalt tid og pris, oppsummerer Wikstrøm. 

Tett oppfølging gjennom hele prosessen

Når man jobber smidig med kunder, er det viktig at prinsippene i metoden forklares for oppdragsgiver.

– Smidighet krever en endring fra langsiktig detaljplanlegging til steg-for-steg leveranse og kontinuerlig tilpasning. Dette kan være krevende for både kunder og utviklingsteamet, men med en prosjektleder som vet hva som skal til, går dette som regel bra.

Smidighet utfordrer ofte etablerte arbeidsmåter og krever større grad av tverrfaglig samarbeid og selvstendighet i teamene. Team-medlemmene må ha evne til kommunikasjon og klare å samarbeid på tvers. 

Men gevinstene oppveier ofte for utfordringene, understreker Wikstrøm.

– Med noe trening og tilvenning fungerer en smidig arbeidsmåte svært bra for de fleste team og prosjekter.

Smidig transformasjon i praksis

Smidig metodikk egner seg godt til å drive digital transformasjon i virksomheter. Ved å bryte ned initiativet i mindre biter blir endringene mer overkommelig.

Wikstrøm anbefaler å starte med et pilotprosjekt for å høste erfaringer.

– Plukk ut et avgrenset prosjekt der det er lav risiko å prøve ut en ny arbeidsmetode, råder han.

Deretter gjelder det å involvere de rette menneskene. Sørg for at de viktigste interessentene fra virksomheten deltar aktivt sammen med utviklingsteamet. Kunden bør være representert med en produkteier som har mandat til å ta beslutninger.

Tverrfaglige team

Utviklingsteamet bør settes sammen slik at alle relevante disipliner er representert; som forretningsforståelse, design og testing. Tverrfaglighet er en nøkkel i smidige team.

– I starten kan det være lurt å ha med en erfaren prosessveileder som kan hjelpe teamet og produkteieren med å komme i gang med smidig arbeidsmetodikk, sier Wikstrøm.

Når første leveranse er klar, skaleres arbeidsmetoden ut til nye team og prosjekter. Erfaringer om hva som fungerer best deles på tvers i organisasjonen.

– Det viktigste er å begynne i det små, og så bygge videre derfra.

Kontinuerlig forbedring

Smidig metode legger vekt på grundige evalueringer, der man ser tilbake på hva som fungerte bra og hva som kan forbedres i neste sprint. På denne måten forbedres hele tiden leveransene og arbeidsprosessen.

Når første versjon av løsningen er utviklet, er det viktig å fortsette innsamling av innsikter og tilbakemeldinger fra brukerne. Dette brukes så til å videreutvikle og forbedre løsningen.

– Gjennom smidige prosesser og tett oppfølging kan man drive kontinuerlig forbedring uten at det krever store ressurser, sier Wikstrøm og slår fast:

– Med en smidig arbeidsmåte kan man omskape virksomheter raskere og billigere, samtidig som man leverer det kundene og brukerne virkelig verdsetter.

‍