Smidig prosess er løsningen

I jakten på den optimale løsningen for brukerne, oppstår det av og til utfordringer. Uforutsette saker som gjør at alle ting nødvendigvis ikke går på skinner. Det skal vi være ærlige på. Men når noe er vanskelig, er vårt instinkt å fikse det. Vi jobber derfor kontinuerlig med å forbedre oss selv og måten vi jobber på. Spesielt i det siste året har  vi jobbet mye med arbeidsmetodikken vår. Det er krevende fordi det påvirker alt vi gjør, men viktig nettopp av den samme grunnen.

Så hvordan har det gått?

Jakten på problemene

For å forbedre måtte vi først finne problemene. I en tidlig fase jobbet vi derfor mye med kartlegging av tidligere prosesser, for å kunne identifisere problemområder.

Vi har de siste årene gått fra å være et relativt lite og oversiktlig byrå, til å bli et mellomstort byrå, som leverer mer komplekse og omfattende løsninger. Det som tidligere var mindre og ubetydelige utfordringer, har slik sett vokst sammen med oss – og blitt større og betydelige problemer.

Noe av det vi fant var at vi bruker for mye tid til tidlig detaljplanlegging av løsninger, uten å faktisk vite nok. Mangel på nok innsikt resulterer i feil antagelser, noe som skaper behov for mange endringer underveis (uten at dette nødvendigvis har blitt gjenspeilet i hverken tidsestimater eller fremdriftsplaner). Vi så også at både vi og kundene har vært svært opptatt av sluttdato og store leveranser, noe som har gitt lite rom for prioriteringer og løpende lanseringer underveis. I tillegg har vi sett at for sjeldne møter og lite dialog underveis, har gitt lavt eierskap og læring underveis – både fra kunde, men også internt i teamet hos oss.

Løsningen på problemene

Tidligere har vi løst prosjekter på ulike måter. Litt avhengig av teamets sammensetning, oppgaven som skal løses og forventninger fra oppdragsgiver, har vi valgt den tilnærmingen vi har vurdert som mest hensiktsmessig.

Noe er blitt løst mer smidig (hvor veien har blitt til mens man har gått), mens andre prosjekter er blitt løst med en fossefall-tilnærming, hvor vi har tatt utgangspunkt i tradisjonelle kravspesifikasjoner og faser – design først, så utvikling.

Her fant vi at i de smidige prosessene, har vi klart å:

1. Levere verdi raskere, til en lavere kostnad (sammen utvikler vi det dere trenger, og ikke det vi tror dere trenger)
2. Justere kurs, ambisjoner og økonomiske rammer underveis
3. Lage bedre løsninger ved å la ting endre seg underveis (ikke alt blir tenkt ferdig i starten, og så blir det akkurat sånn)    
4. Få ting til å skje raskere gjennom å slippe deler av løsningen, basert på grundige prioriteringer
5. Jobbe bedre i team på tvers av fagområder, noe som gir bedre løsninger på alle plan – og er mye gøyere!
6. Bygge et felles eierskap med kunde med en inkluderende prosess
7. Levere høyere kvalitet fordi vi har hatt løpende kvalitetssikring og testing

På bakgrunn av funn i dette arbeidet var svaret ganske tydelig for oss:  Tiden er inne for å ta skrittet fullt ut – med smidig metodikk over hele linjen, stort som smått.

Vi kunne valgt et ferdig agilt rammeverk som eksempelvis Scrum og forholdt oss til det, men vi ville finne vår egen vei som fungerte for oss i Increo og måten vi ønskere å jobbe på. For eksempel var det viktig for oss at det hele ikke ble for utviklerdrevet, og at vi fikk rom for å jobbe tverrfaglig og ikke minst nok plass til å jobbe nok med UX, visuelt design og SEO.

Slik vil vi jobbe

Team

Vi stiller alltid med et komplementært kjerneteam (ofte bestående av UX/UI, utvikling og SEO-kompetanse). Disse må jobbe tett sammen med oppdragsgiver. Det er avgjørende at minimum én i teamet er beslutningstaker hos oppdragsgiver, og fungerer som en produkteier.

‍

Vi starter med en grunnleggende innsiktsfase

For å kunne levere en best mulig løsning er det behov for innsikt. Innsikt er noe vi også tilegner oss underveis i arbeidet, men vi trenger også et godt fundament til å starte med. I en tidlig fase må vi bli kjent med hverandre, og vi må sammen definere formål og hensikt med løsningen som skal utvikles. Ofte vil vi trenge målgruppeinnsikt, og vi bør definere de viktigste brukeroppgavene og problemene vi skal løse.

Rask vei til lansering

Sammen avgrenser vi hva som må være på plass for at første versjon av løsningen kan lanseres, og lander på en backlog – altså en liste med oppgaver. Denne avgrensningen bør gjøres med utgangspunkt i hva brukerne trenger aller mest, og hva som skaper mest verdi. Når vi vet dette, kan vi også gi bedre estimater for selve utviklingen av løsningen med tanke på tid og penger.

Denne første versjonen av løsningen kaller vi minste akseptable leveranse, MVP (minimum viable product).  En av fordelene med en smidig prosess er at vi raskt og effektivt får opp en fungerende løsning som kan lanseres (MVP), og skape verdi.

En jevn arbeidsflyt med gode rutiner

Med fundamentet på plass starter vi å bygge løsningen. Her jobber vi i sprinter, altså repeterende arbeidsperioder på 2 uker.

Før hver sprint blir vi sammen enige om hva som skal gjøres i perioden. Dette kan være oppgaver for alle i Increo-teamet: Noen løser man i fellesskap, noen er rene utviklingsoppgaver, mens andre er rene design/UX oppgaver.

Etter en sprint er gjennomført, har vi en felles gjennomgang av leveransen (det som har blitt produsert). Da får du som produkteier også status på timer og framdrift. I tillegg bør teamet møtes (gjerne digitalt) 1-2 ganger hver uke for en standup. Dette er et møte på ca. 15 minutter, hvor man sikrer at man er på riktig kurs, og fjerner eventuelle hinder i veien for framdrift. I tillegg gir det oppdragsgiver god innsikt i arbeidet, status og fremdrift.

Increo-teamet ønsker å gjennomføre jevnlige, raske evalueringer for å forbedre arbeidsflyten vår og sørge for at samarbeidet fungerer så knirkefritt som mulig.

I arbeidsprosessen bruker vi verktøyet ClickUp som gir en oversiktlig visning over framdriften for oppgavene.

Kontinuerlig videreutvikling og forbedring

Med MVP lansert, fortsetter vi å jobbe med nye oppgaver fra backlog. Erfaringsmessig har vi på dette stadiet alltid oppgaver som ikke ble prioritert til MVP, som har vært med fra starten av eller kommet til underveis i prosessen som følger av at vi har lært nye ting underveis.

For å kunne forbedre løsningen, trenger vi innsikt fra brukerne: Hvordan fungerer MVP? Er det noe som bør forbedres? Derfor anbefaler vi i denne fasen å hente inn tilbakemeldinger, for eksempel gjennom bruk av spørreundersøkelser og monitorering, brukertesting, intervjuer og Google Analytics. Hvor omfangsrikt dette gjøres avhenger av ditt ambisjonsnivå, men det avklares på forhånd slik at vi står klare til å ta hånd om denne delen.

Les mer om hvordan vi hjelper deg med å forbedre webløsningen din kontinuerlig etter lansering.

Hvordan har det gått?

Endring av arbeidsmetodikk er krevende, da det berører så mye og så mange. Et viktig poeng har derfor vært at vi i forkant og underveis har synliggjort problemer, og slik sett verdien ved å gjennomføre endring. Vi har opplevd at når effekten av en endring er høy, er motivasjonen for endringen det også.

I dag evaluerer vi jevnlig for å kunne forbedre arbeidsmetodikken vår, på samme måte som i løsningene vi leverer. Vi utfordrer tankesett, mentalitet og kultur, for ja endring er krevende, men i det lange løpet kan det bli enda mer krevende å ikke gjøre noe.