Digital transformasjon på storkjøkkenet
Hva skjer egentlig fra øyeblikket du bestiller catering, til maten står på bordet? For Sit er i alle fall ikke prosessen til å kjenne igjen. Få et innblikk i hvordan vi tok Studentskipnaden i Trondheim, Gjøvik og Ålesund med på en vaskeekte digital transformasjon.
Alle steder hvor NTNU har campus, finner du også den studenteide og -drevne organisasjonen Sit. I tillegg til å tilby tjenester innen bolig, trening og helse, er de for mange kjent gjennom Sit kafé. Men dette er mer enn en enkel studentkantine.
Bare på Gløshaugen i Trondheim har Sit flere kjøkken, og på tvers av alle campusene utgjør dette en relativt stor organisasjon. Gjennom Sit kan alt fra studentforeninger til bedrifter bestille catering i forbindelse med ulike tilstelninger. Det stiller krav til logistikken.
Penn og papir skapte utfordringer
Da Sit kontaktet Increo, ønsket de å forbedre sin eksisterende nettbutikk – en løsning med begrenset funksjonalitet. Bestillingene som ble gjort i nettbutikken? De ble hengt opp med klips på en tavle.
«Nettbutikken var en hjemmesnekret løsning. I tillegg kom mange bestillinger inn manuelt, og disse ble håndtert med penn og papir. Ikke bare var det lett å miste oversikt og overblikk, men vi var sårbare med tanke på bemanning. Hvis den som hadde kontroll på post-iten, ikke var der, kunne ting koke bort i kålen.»
Det sier Tove Antonsen, som på det tidspunktet var produktutvikler i Sit. Hun trekker også frem at det manuelle arbeidet beslagla mye tid og ressurser. Målet da de tok kontakt med Increo, var ambisiøst: De ønsket en komplett digital transformasjon.
«For oss innebar dette et helhetlig system som omfavnet alle våre spisesteder og kantiner. Fordi vi er så mange, var vi avhengig av et standardisert opplegg som kunne sikre at ting ble gjort likt alle steder. Det ville også skape forutsigbarhet for vikarene våre, som jobbet på tvers av spisestedene», - forteller Antonsen.
Kartla kundereisen gjennom safari
Enhver vellykket transformasjon starter med en dyp forståelse av nåsituasjonen. I dette tilfellet startet vi med en såkalt tjenestesafari, hvor vi fulgte Sit en hel dag – fra første bestilling til siste levering.
«Her ble vi kjent med kompleksiteten som lå i dette systemet. Noe handlet om hvordan det hele var organisert, med en spredt, studentdrevet organisasjon som har universitetet som sin største kunde. I tillegg fikk vi komme tett på utfordringene knyttet til den daglige driften» - forteller Morten Wikstrøm, daglig leder i Increo.
Gjennom safarien fikk Increo se hvordan Sit sørget for at ordre som kom inn, havnet på riktig kjøkken, hvordan endringer ble håndtert og hvordan de løste logistikken rundt transport.
«Vi kartla hele kundereisen og fant friksjonspunktene. Så gjaldt det å sammen finne ut av hvordan vi kunne transformere dette.»
Tredelt transformasjon
Selv om målet var å gå fra penn og papir til skjerm, handlet dette om langt mer enn bare «digitisering». Vi måtte røske opp i gamle rutiner og bygge dem på nytt. Resultatet ble en løsning som til sammen sørger for at hele Sit-maskineriet går rundt. Dette nye systemet består av tre deler:
Nettbutikken
Vi utviklet en helt ny bestillingsløsning, som på noen måter skiller seg fra andre tradisjonelle nettbutikker. Her kan sluttbrukeren velge om de skal spise i kantinen eller få det levert. De kan filtrere på allergener – og det er brukervennlige løsninger for å bestille på vegne av andre enn seg selv.
Videre kan du velge å få maten levert til flere lokasjoner – på ett eller flere tidspunkter. Under panseret har vi dyttet inn mye forretningslogikk, som gjør at løsningen også blir en hjelp til å planlegge tilstelningene dine. Alle campusene ligger inne i systemet, og du kan velge bygg og romnummer for levering.
Produksjonssystemet
Tavlen på veggen byttet vi ut med en iPad – til glede for mange. På denne paden håndteres alt fra kundebestillinger til varebestillinger. Sit kan til enhver tid sjekke når ordrene skal være ferdig, og alle ordre blir automatisk knyttet til kjøkkenet som tilhører det aktuelle campusbygget.
Etter hvert som jobber fullføres, kan Sit oppdatere det på paden – og sende det direkte videre til faktureringssystemet. Arbeidet med regnskap og fakturering er ikke lenger en enorm tidstyv.
Sjåførsystemet
Også sjåførene har nå fått et enkelt, digitalt system å forholde seg til. På mobil eller pad får de opp tydelig informasjon om turen de skal gi seg ut på: hvor de skal, når de må være der og hvorvidt det er emballasje som skal hentes. Blant annet.
Skreddersydd backend
Alle disse tre løsningene snakker med hverandre og andre systemer, som regnskapssystemet til Sit og bestillingssystemet til NTNU. I tillegg har vi skreddersydd en backend for administrasjonen, hvor det er enkelt å
- se trender og statistikk
- hente ut en rekke ulike rapporter
- få oversikt over ordreinnganger
Fremdeles jobber vi med å videreutvikle løsningen, med stadig utvidet funksjonalitet for både Sit og sluttbrukeren. Men det er ingen tvil om Sit Catering kan kalle seg transformert:
«Jeg synes det er helt fantastisk. Flyten er bedre og vi er langt mer effektive i driften vår. Dette er tusen skritt i riktig retning»,
- avslutter Antonsen.
