Slik hjalp vi Trondheim Symfoniorkester
Når du hører digitalisering, er kanskje ikke strykere, blåsere og cembalo det første du tenker på. Men et orkester må gå som smurt også mellom forestillingene. Det har vi hjulpet Trondheim Symfoniorkester & Opera (TSO) med.
Det er langt mellom Claude Debussy og cloud, får en si. En Stradivarius-fiolin fra 1600-tallet er kanskje noe av det mest analoge du kan se for deg. Men som andre kulturinstitusjoner følges også TSO av et krav om effektivisering – og smarte digitale løsninger kan hjelpe dem med akkurat det.
I dette prosjektet har vi fått gå rett til hjertet av det gamle og ærverdige orkesteret – og gitt dem et helt nytt administrasjons- og planleggingsverktøy.
Dette har vi gjort
Teknologi
Besøk nettsted
Utfordringen – dirigenten som aldri tar fri
Et orkesters arbeid slutter ikke når sceneteppet går ned. Kravet om samspill tar aldri pauser. Det er en enormt krevende øvelse å ha kontroll på nær 100 musikere fordelt på ulike profesjoner: Forestillinger langt frem i tid skal planlegges – har vi riktig besetning? Hva skjer i tilfeller som akutt sykdom, senebetennelser og syke barn? Har vi kontroll på forsterkninger og vikarer?
Når frafall ikke kan gå på bekostning av kvalitet, blir personalhåndtering desto viktigere. Løsningen vi har utviklet, gir full oversikt – og full kontroll.
Slik løste vi det – Mozart bestemmer
Hvem – og hvor mange – som skal være på scenen, avgjøres av verket som settes opp. Det er Mozart som bestemmer. Derfor inneholder løsningen også et notearkiv, hvor alle verkene til orkesteret ligger. Programkomiteen kan planlegge hele sesongen, enkelt plukke verk fra notearkivet – og forberede besetningen på bakgrunn av informasjonen om verket. Hvor mange klarinetter trenger vi? Hva slags forsterkninger er vi avhengig av?
Med noen få tastetrykk kan vikarer settes opp, prøveplaner legges og øvings- og konsertlokaler fastsettes. Administrasjonen har også full kontroll på ekstrakostnader i forbindelse med sykdom, solister, kulisser, transport av instrumenter og så videre. Både økonomi- og personalsaker kan håndteres rett i løsningen.
Viktige funksjoner
Andre funksjoner gjør det også enkelt å
- sende ut meldinger til alle som tilhører en bestemt grupper eller rolle
- se personkort med detaljer om hver enkelt musiker
- få full oversikt over vikariater, vakter og engasjementer
- se liste over rekvisisjoner og instrumentforsikringer
Intranettet ble musikernes andre instrument
Dette intranettet er ikke bare et styringsverktøy for administrasjonen. Den gjør også musikernes hverdag enklere. Løsningen er for det første enkel å bruke fra mobilen – nå kan førstefiolinisten få meldinger, kalender og gjøremål rett i lomma.
