Hopp til hovedinnhold

Slik hjalp vi Trondheim Symfoniorkester

    Når du hører digitalisering, er kanskje ikke strykere, blåsere og cembalo det første du tenker på. Men et orkester må gå som smurt også mellom forestillingene. Det har vi hjulpet Trondheim Symfoniorkester & Opera (TSO) med.

    Det er langt mellom Claude Debussy og cloud, får en si. En Stradivarius-fiolin fra 1600-tallet er kanskje noe av det mest analoge du kan se for deg. Men som andre kulturinstitusjoner følges også TSO av et krav om effektivisering – og smarte digitale løsninger kan hjelpe dem med akkurat det.

    I dette prosjektet har vi fått gå rett til hjertet av det gamle og ærverdige orkesteret – og gitt dem et helt nytt administrasjons- og planleggingsverktøy.

    Utfordringen – dirigenten som aldri tar fri

    Et orkesters arbeid slutter ikke når sceneteppet går ned. Kravet om samspill tar aldri pauser. Det er en enormt krevende øvelse å ha kontroll på nær 100 musikere fordelt på ulike profesjoner: Forestillinger langt frem i tid skal planlegges – har vi riktig besetning? Hva skjer i tilfeller som akutt sykdom, senebetennelser og syke barn? Har vi kontroll på forsterkninger og vikarer?

    Når frafall ikke kan gå på bekostning av kvalitet, blir personalhåndtering desto viktigere. Løsningen vi har utviklet, gir full oversikt – og full kontroll.

    Slik løste vi det – Mozart bestemmer

    Hvem – og hvor mange – som skal være på scenen, avgjøres av verket som settes opp. Det er Mozart som bestemmer. Derfor inneholder løsningen også et notearkiv, hvor alle verkene til orkesteret ligger. Programkomiteen kan planlegge hele sesongen, enkelt plukke verk fra notearkivet – og forberede besetningen på bakgrunn av informasjonen om verket. Hvor mange klarinetter trenger vi? Hva slags forsterkninger er vi avhengig av?

    Med noen få tastetrykk kan vikarer settes opp, prøveplaner legges og øvings- og konsertlokaler fastsettes. Administrasjonen har også full kontroll på ekstrakostnader i forbindelse med sykdom, solister, kulisser, transport av instrumenter og så videre. Både økonomi- og personalsaker kan håndteres rett i løsningen.

    Utsnitt fra systemet på PC

    Andre funksjoner gjør det også enkelt å

    • sende ut meldinger til alle som tilhører en bestemt grupper eller rolle
    • se personkort med detaljer om hver enkelt musiker
    • få full oversikt over vikariater, vakter og engasjementer
    • se liste over rekvisisjoner og instrumentforsikringer

    Intranettet ble musikernes andre instrument

    Dette intranettet er ikke bare et styringsverktøy for administrasjonen. Den gjør også musikernes hverdag enklere. Løsningen er for det første enkel å bruke fra mobilen – nå kan førstefiolinisten få meldinger, kalender og gjøremål rett i lomma.

    På sin egen profil kan de også legge inn barn/pårørende, instrumenter og forsikringer. Glem også excel-ark og skjemaer – her kan musikerne se antall vakter brukt, som et timeføringssystem, og få oversikt over alle produksjoner de har deltatt i.

    I løsningen kan de også

    • legge inn fravær 
    • søke om ferie eller permisjon
    • lese personalhåndboka
    • finne digitale noter

    Alt i alt har dette vært et stort og krevende prosjekt som vi er blitt stolte av. Det er en helt skreddersydd løsning som gir både administrasjon og musikere bedre oversikt og kontroll over hverdagen sin. Den effektiviserer driften, gir høyere kvalitet og færre feil.

    Noen garanti mot sure toner på scenen har vi ikke. Men vi kan love bedre flyt og mer harmoni – året rundt.

    Vi har også laget dette

    Disrupsjon i elveleiet

    Elveguiden