Fra digital gjeld til fremtidsrettet løsning
Med gammelt CMS, flere nettsider og begrensede muligheter for oppdateringer, sto Backe overfor en klassisk utfordring: digital gjeld. Løsningen ble en moderne, skalerbar plattform som gjør det enklere for kunder, samarbeidspartnere og ansatte å finne informasjon og jobbe mer effektivt.
Økende kompleksitet betyr mer behov for fokus
Backe er blant landets ledende byggaktører, som entreprenør, prosjektutvikler og eiendomsforvalter. Det er en familieeid bedrift som har vokst både organisk og gjennom oppkjøp. Denne veksten har gjort at behovet for en velfungerende nettside øker.
"Vi hadde en eldre løsning fra 2015, hvor det var nesten umulig å få support eller gjøre oppdateringer"
forteller Stein Inge Jærnes, leder for kommunikasjon i Backe.
De ønsket en digital løsning som kunne fungere for ulike typer brukere i en organisasjon med mange lokasjoner og brukerbehov. Samtidig måtte løsningen være organisert, intuitiv og effektiv, slik at brukerne enkelt kan finne informasjon, samarbeide og jobbe strukturert uten å skape kaos eller ineffektivitet. Rett og slett en ryddig og funksjonell plattform. En løsning som både gir rom for vekst, og som er enkel å forholde seg til for kunder, entreprenører, underleverandører og andre interessenter.
I juni 2024 startet Increo og Backe samarbeidet med to intensive workshopdager i Trondheim. Backes digitale univers besto av flere nettsider og domener, noe som skapte forvirring for både ansatte, kunder og samarbeidspartnere. Målet med digitaliseringen var klart: gjøre det enklere å finne frem på backe.no og samtidig bevare fleksibiliteten og kvaliteten som gjør Backe til Backe.
Dette har vi gjort
Besøk nettsted
Utfordringen: Digital gjeld og et ønske om å rydde opp
Backe er egentlig et skoleeksempel på det vi kaller “digital gjeld”. Digital gjeld oppstår når teknologiske systemer og løsninger blir utdaterte, komplekse eller vanskelig å vedlikeholde fordi nødvendige oppdateringer og forbedringer har blitt utsatt. Dette kan føre til økte kostnader, ineffektivitet og utfordringer med skalering og innovasjon. Akkurat som økonomisk gjeld må digital gjeld «betales ned» gjennom modernisering og strategiske teknologivalg, og dette prosjektet var første avdrag.
“Vi hadde to nettsider for hhv Backe og Backe Prosjekt som ikke fungerte i tillegg til mange byggeplassider. Vi måtte få på plass en ny og mer moderne løsning på et moderne cms som vi kunne leve med lenge.”, forklarer Jærnes.
- Flere systemer og nettsider = tidkrevende informasjonsløp: Det var vanskelig for samarbeidspartnere å finne informasjon og status for et byggeprosjekt.
- Ingen utvikling: Det var ikke mulig å oppdatere eller få support på gammel løsning, og da var det vanskelig å finne på nye ting.
- Sårbarhet: Med en utdatert standalone (proprietær) nettløsning, var Backe sårbar om kompetanse forsvant.
- Skalerbarhet: Med mange ulike og gamle systemer blir det også vanskelig å drive innovasjon. Det blir vanskelig å koble på ny teknologi og en må bruke tiden til å oppdatere flere systemer i stedet for å tenke nytt.
- Kommunikasjon: Det å kommunisere ut prosjekter med ulike eiere og samarbeidsstrukturer gjorde hverdagen vanskelig for ansatte.
En spesiell utfordring i akkurat dette prosjektet, som er verdt å fremheve, er at alle prosjektledere for anlegg har som oppgave å publisere informasjon rundt anleggsvirksomhetene, for å holde naboer og berørte oppdaterte til enhver tid. Dette var en spennende UX utfordring i backend.
“Vi var jo redde for at Increo ikke skulle forstå forretningen vår og behovene i bransjen, men de gjorde virkelig en god jobb med å skjønne butikken”, forteller Jærnes.
Oppsummert så var utfordringen å gi Backe fremtidssikker nettløsning som var like ryddig og oversiktlig som en velfungerende fysisk byggeplass, der alle har de materialene og verktøyene de trenger for å få jobben gjort.
Løsningen: Et fundament for vekst
I begynnelsen av arbeidet med UX kartla vi utfordringene som samarbeidspartnere, besøkende og ansatte opplevde. Målet var å utvikle brukeropplevelser som ikke speilet Backes interne struktur, men fokuserte på brukernes faktiske behov og hva de ønsker informasjon om.
Løsningen er skreddersydd for dagens behov, i tillegg til å være fleksibel og skalerbar nok til å håndtere fremtidige prosjekter og tilpasse seg nye samarbeidspartnere og samarbeidsstrukturer. På denne måten blir den digitale plattformen et verktøy som forenkler komplekse prosesser og sikrer effektiv kommunikasjon for alle involverte.
Sentrale elementer i designprosessen var
- Forretningsforståelse: 2 intense dager for å komme til bunns i utfordringer
- Brukerorientering: Bort fra den interne strukturen og enklere for partnere og kunder
- Hurtig innovasjon: Fokus på å få fundamentet på plass gjennom en MVP (Minimum Viable Product)
- Fremtidsrettet: Digitale løsninger må være skalerbare for å gjøre det enkelt å vokse og bygge nytt
Over sommeren 2024 utviklet vi en prototype som raskt fikk grønt lys. Med fokus på en MVP-tilnærming ble komponentene designet og implementert på rekordtid - ca 2 måneder.
Ved å starte med en MVP, unngikk Backe å bygge opp ny digital gjeld og sikret en løsning som kan skaleres og videreutvikles. MVP-tilnærmingen gjør det mulig å prioritere det viktigste først, samtidig som løsningen blir bygget for å vokse med organisasjonen. Nettsiden er nå en viktig plattform for kommunikasjon og informasjonsdeling både, noe som forenkler hverdagen og understøtter Backes ambisjoner.
“Det er jo plenty av eksempler på nettprosjekter der økonomien tar helt av, og det var jo noe vi var redd kunne skje, men Increos tilnærming ga oss god kontroll.”
Vi må gi Backe skryt for å være en engasjert samarbeidspartner. De er oppriktig interesserte i å jobbe med smidig metodikk, var på ballen og så mulighetene for å redusere scopet i løpet av prosessen, for å få nøyaktig det de trengte (og ikke noe overflødig) i sin MVP.
Designet for ulike målgrupper
Plattformen er utviklet for å møte de unike behovene til Backes mange målgrupper:
- Samarbeidspartnere har fått enkel tilgang til informasjon om både pågående og tidligere prosjekter. Dette gjør det lettere å vurdere Backes kvalitet og etablere nye samarbeid.
- For boligkjøpere har det blitt enklere å finne boliger for salg, med oversiktlig og lett tilgjengelig informasjon.
- Naboer får sanntidsoppdateringer som gir forutsigbarhet og bygger tillit.
- Ansatte har fått effektive verktøy for ekstern kommunikasjon, noe som frigjør tid og effektiviserer arbeidsflyten.
Uansett hvem brukeren er, gir plattformen en sømløs og forenklet opplevelse som viser mulighetene som åpner seg med Backe som partner og arbeidsgiver.
“Brukergrensesnittet og designet har blitt veldig bra. Det er enkelt å navigere i systemet, og CMS-et er enklere å jobbe med.”
Teknologi som er enkel å bruke
Det er viktig at kunder og partnere kan finne frem og bruke løsningen, men brukeropplevelsen er like viktig for Backes ansatte som fyller løsningen med innhold. Derfor var brukervennlighet viktig også i valg av publiseringsløsning (CMS) og grensesnittet de ansatte jobber i.
Løsningen er bygget med en headless systemarkitektur, det vil si at innholdsadministrasjonen (backend/CMS) er skilt fra der innholdet vises (frontend). På den måten kan innhold lages og redigeres ett sted og publiseres på flere flater. For eksempel både på nettside og app.
Hos Backe falt valget på Umbraco som CMS og React som frontend. Dette gir redaktører full kontroll over innholdet og mulighet for lokal tilpasning.
Smarte integrasjoner gjør jobben lettere
En av hovedstyrkene til Increo er teknologivalg, og det å kombinere “hyllevare” med gode integrasjoner, utvikling og skreddersøm.
Hos Backe har for eksempel integrasjon med Mailchimp gjort det enklere å holde naboer og andre interessenter oppdatert ved å sende ut automatiserte varsler knyttet til en gitt byggeplass. Det er også brukt filtreringsverktøy gjør det enkelt å administrere alt fra automatiserte nyhetsbrev til spesifikke søk, som for eksempel “Boliger for salg” kontra “Boliger som bygges.”
Tilrettelagt for vekst
Backe har høy gjennomføringskraft og endringsvilje. De ønsker å få til noe. Derfor måtte løsningen også være skalerbar for å kunne utvikles i takt med organisasjonen og være et fortrinn i deres arbeid med å etablere seg som bransjeledende på alle felt.
“Vi er veldig klar over at dette er en løsning som må jobbes med, men vi har et godt, nøkternt utgangspunkt for videre arbeid og forretningsutvikling” avslutter Jærnes.
Plattformen er utviklet for å være fleksibel og skalerbar, med mulighet for å legge til nye funksjoner som livekamera fra byggeplasser, utvidet prosjektdata og forbedrede rapporteringsverktøy. Med en dynamisk tilnærming til utvikling er plattformen rustet for å møte fremtidige behov og støtte nytenking.
Selv om plattformen er lansert, er arbeidet langt fra ferdig. Samarbeidet mellom Backe og Increo fortsetter, og plattformen utvikles stadig for å møte nye behov. Vi gleder oss veldig til å se hva fremtiden bringer.
